Ako vybrať proces vhodný na automatizáciu: praktický checklist

Najčastejšia otázka, ktorú od klientov počúvame, neznie „dá sa to automatizovať?”, ale „čo by sme vlastne mali automatizovať ako prvé?”. A to je dobre, lebo práve tu sa rozhoduje o úspechu alebo premrhanom rozpočte. Väčšina automatizácií, ktoré nedopadnú, nezlyhá na technológii — zlyhá na tom, že sa siahlo po nesprávnom procese. V tomto článku dávame dokopy šesť kritérií a jednoduchý checklist, podľa ktorého spoznáte silného kandidáta ešte predtým, než napíšete prvý riadok kódu alebo kúpite licenciu.

Prečo na výbere procesu záleží viac než na nástroji

Podľa McKinsey sa pomocou dnes dostupných technológií dá teoreticky automatizovať zhruba polovica činností, za ktoré ľudia dostávajú zaplatené, ale plne automatizovateľných je menej ako 5 % profesií. Inými slovami: takmer nikdy neautomatizujete celú prácu človeka, ale konkrétne opakujúce sa úkony vnútri nej. Umenie nie je nájsť technológiu — tej je dnes dosť. Umenie je vybrať ten správny kus procesu.

V praxi vidíme, že firmy najčastejšie chybujú dvoma spôsobmi. Buď chcú automatizovať proces, ktorý sa robí dvakrát mesačne a nikdy sa nevráti investícia, alebo naopak siahnu po takom zložitom a premenlivom procese, že sa automatizácia stane večnou údržbou. Nasledujúce kritériá pomáhajú obom pasciam predísť.

Opakovateľnosť a objem: kde sa investícia vôbec vráti

Automatizácia má fixné náklady — analýzu, návrh, integráciu a priebežnú údržbu. Tieto náklady sa rozpúšťajú cez počet opakovaní, takže čím častejšie proces beží, tým skôr sa zaplatí. Zdroje sa zhodujú, že najvyššie ROI dávajú procesy s vysokým objemom — ako orientačný prah sa často spomínajú rádovo tisíce opakovaní mesačne. Proces, ktorý beží párkrát do roka, môže byť akokoľvek otravný, ale automatizácia sa pri ňom málokedy vyplatí.

Čo s tým: Než začnete, spočítajte dve čísla — koľkokrát mesačne sa úkon opakuje a koľko minút zaberie jedno prevedenie. Súčin vám dá mesačnú časovú záťaž, ktorá je základom každého výpočtu návratnosti.

Štruktúrovanosť vstupných dát rozhoduje o presnosti

Automat je len taký dobrý ako dáta, ktoré dostane na vstupe. Procesy pracujúce so štruktúrovanými alebo aspoň pološtruktúrovanými dátami — formuláre s konzistentnými poľami, tabuľky, štandardizované dokumenty — majú výrazne vyšší strop presnosti než procesy závislé od voľného textu a kontextového úsudku. Čím rozhádzanejší a nejednotnejší vstup, tým viac výnimiek a tým skôr musí zasiahnuť človek.

Dobrá správa je, že s nástupom jazykových modelov sa hranica „zvládnuteľného” posunula — dnes vieme spoľahlivo spracovať aj pološtruktúrované dokumenty, ako sú faktúry alebo objednávky v rôznych formátoch. Stále však platí: čím čistejší a jednotnejší vstup, tým lacnejšia a stabilnejšia automatizácia.

Čo s tým: Pozrite sa, odkiaľ dáta prichádzajú. Ak ide o e-maily s prílohami v desiatich rôznych formátoch, počítajte s drahším riešením než pri exporte z jedného systému.

Chybovosť a náklady na opravy: kde vás manuál najviac bolí

Ručné spracovanie dát má prirodzenú chybovosť. Štúdie aj prax uvádzajú, že chybovosť manuálneho prepisu sa bežne pohybuje okolo 1 %, pri zložitejších úkonoch rastie na 1–4 %. Pri pár desiatkach záznamov je to zanedbateľné, pri desaťtisícoch to znamená stovky chýb — a každá oprava, reklamácia alebo zle vystavená faktúra má svoju cenu.

Procesy s vysokou chybovosťou sú preto atraktívnymi kandidátmi, lebo automatizácia tu nešetrí len čas, ale aj náklady na dohľadávanie a opravy. Pozor však na jednu vec: automat musí dosiahnuť takzvaný prah presnosti — bod, pod ktorým nenahradí manuálnu prácu, ktorú mal nahradiť. Keď človek aj tak musí kontrolovať každý výstup, úspora sa vyparí.

Čo s tým: Odhadnite, koľko chýb proces dnes robí a čo stojí ich náprava. Tam, kde sú chyby drahé, rastie hodnota automatizácie najrýchlejšie.

Stabilita pravidiel: automatizujte to, čo sa často nemení

Automatizácia kopíruje pravidlá platné v okamihu svojho vzniku a spolieha sa na to, že sa systémy a postupy zásadne nemenia. UiPath aj ďalšie zdroje preto radia vyberať úkony, ktoré sú jasne definované a prebiehajú zakaždým rovnako. Proces, ktorý každý štvrťrok mení pravidlá, formuláre alebo systémy, sa z automatizácie ľahko premení na nekonečnú údržbu — a náklady na úpravy zožerú úsporu.

To neznamená automatizovať len triviality. Znamená to hľadať procesy s rule-based charakterom: rozhodovanie podľa jasných pravidiel, štandardizovaný beh a len obmedzené množstvo výnimiek. Podľa Blueprintu je práve jasnosť a štandardizácia pravidiel prvým filtrom, ktorým by mal každý kandidát prejsť.

Čo s tým: Spýtajte sa ľudí, ktorí proces robia: „Ako často sa zmení postup?” Ak odpovedia „takmer nikdy”, máte dobrého kandidáta. Ak „takmer stále”, odložte ho.

Návratnosť: jednoduchý výpočet, ktorý vás nasmeruje

Všetky kritériá sa nakoniec zbiehajú v jednom čísle — v návratnosti. Nemusíte stavať zložitý model. Stačí porovnať ročnú úsporu (ušetrené hodiny × náklad na hodinu + náklady na chyby) s nákladmi na vývoj a údržbu. Práve preto tak veľmi záleží na objeme a chybovosti: fixné náklady automatizácie sa rozpúšťajú cez počet opakovaní, takže dva procesy s podobnou zložitosťou môžu mať úplne inú návratnosť len kvôli objemu.

Motivácia pritom nie je len finančná. UiPath uvádza, že 74 % organizácií trávi viac ako štvrtinu času opakovanými manuálnymi úkonmi — čas uvoľnený automatizáciou sa dá presmerovať na prácu, ktorú stroj neurobí.

Rýchly checklist na výber procesu

Než proces pošlete do automatizácie, prejdite šesť otázok. Za každú, na ktorú odpoviete „áno”, si pripočítajte bod:

1. Opakovateľnosť — prebieha úkon zakaždým v podstate rovnako?
2. Objem — opakuje sa dostatočne často (rádovo stovky až tisíce mesačne)?
3. Štruktúrované dáta — prichádzajú vstupy v konzistentnom, čitateľnom formáte?
4. Chybovosť — robí sa dnes ručne a sú chyby drahé?
5. Stabilita pravidiel — mení sa postup len zriedka?
6. Návratnosť — vráti sa investícia v rozumnom čase (typicky do roka)?

Päť a viac bodov znamená silného kandidáta, pri ktorom má zmysel začať. Tri až štyri body vyžadujú bližšiu analýzu — proces sa často dá „narovnať” alebo zúžiť tak, aby dával zmysel. Dva a menej bodov je signál, že proces zatiaľ nechajte tak a vráťte sa k nemu, keď sa zmenia podmienky.

Zhrnutie

Dobrý výber procesu nie je o hľadaní najzložitejšej technológie, ale o poctivom zodpovedaní šiestich otázok: opakovateľnosť, objem, štruktúrovanosť dát, chybovosť, stabilita pravidiel a návratnosť. Procesy, ktoré prejdú týmto filtrom, dávajú automatizácii najrýchlejší a najistejší efekt — a naopak vás uchránia od projektov, ktoré vyzerajú lákavo, ale nikdy sa nezaplatia.

Ak tušíte, že máte procesy zrelé na automatizáciu, ale nie ste si istí ktorými, radi ich s vami prejdeme. V DIGITAL WOLF začíname práve týmto krokom — než čokoľvek staviame, spoločne vyhodnotíme, kde má automatizácia najrýchlejšiu návratnosť a kde sa naopak zatiaľ nevyplatí. Ozvite sa a prejdeme si to na konkrétnych číslach.